Pensando na proteção de dados exigida pela LGPD, uma das primeiras iniciativas que as empresas devem fazer é saber quais informações de seus clientes elas possuem armazenadas em seus sistemas. Depois, descobrir se esta informação está atualizada e se ela ainda deve ser mantida em suas bases ou ser descartada.
A situação se torna crítica quando os diversos sistemas que possuem informações sobre clientes não estão sincronizados, porque eles não possuem qualquer tipo de comunicação entre si e a atualização das informações é feita manualmente. Na unha, como se diz.
Por ser um processo manual, a probabilidade de erro aqui é grande e o respeito à LGPD começa a correr riscos de não ser garantido, o que pode gerar prejuízos para a empresa.
Vamos pensar em uma lista de contatos de clientes coletada a partir de inscrições para um evento online feitas em plataformas para esta finalidade e que pode gerar uma base de dados de novos contatos. Alguns são clientes atuais da empresa, outros não. Mesmo que os inscritos tenham autorizado o uso de seus dados para de envio de mensagens, tipo e-mail marketing, estes os dados precisam ser atualizados com o CRM caso este software de relacionamento de cliente já possua este contato em sua base.
Mais tarde, se este contato solicitar a exclusão da lista de envio – mesmo sendo cliente – e não autorizou qualquer outro tipo de utilização de seus dados para outra finalidade, o CRM precisa saber disso e não deverá mais conter este cliente em sua base. Mas, se a empresa decidir mantê-lo para uso futuro, estará infringindo a lei. Isso não é permitido.
Então, como fazer com que o pessoal do marketing venha a saber, que o cliente não é mais cliente, que ele manifestou desejo de não receber mais mensagens e qualquer contato com ele, deve respeitar a sua privacidade?
O sincronismo de dados entre aplicações é vital para esta situação. Como a maioria das empresas não possuem sistemas e aplicações integradas entre si, a probabilidade da existência de dados inconsistentes é muito grande e isso pode ocasionar sérios problemas.
Outro fator de risco, além das lista de clientes, são as informações pessoais que podem ser coletadas a partir de postagens de mídias sociais, e-mails, calendários, gravações de voz e vídeo, planilhas, entre outras fontes e irão formar uma estrutura de dados não estruturados. É necessário, portanto, garantir a organização estrutural destas informações e colocá-las em sincronismos nos sistemas utilizados no relacionamento com os clientes e não clientes.
Este pode ser um grande desafio, se a empresa não possuir uma plataforma que assuma o papel de barramento de integração entre estas aplicações.
A sincronização dos dados deve ser feita a partir de um inventário de dados, inicialmente, e com verificação da real localização das informações dentro da rede de sistemas da empresa. Para isso, pode-se utilizar plataformas de integração, que fornecem aos gestores de TI a capacidade de promover a comunicação de dados entre os sistemas. Ao integrar os sistemas, é criado um ambiente tecnológico que garante que os dados sejam automaticamente identificados e sincronizados.
Dados: nada além do necessário
Muitas empresas possuem o hábito de guardar dados, mesmo não sabendo se irão usá-los ou não. A regra era “é melhor ter do que não ter”. Com isso, uma grande quantidade de dados foram armazenados ao longo dos anos em sistemas diversos e até há pouco tempo, antes dos serviços em nuvem e da mobilidade empresarial, não se preocupava com isso. A LGPD veio para mudar a situação, radicalmente.
Para a LGPD, a empresa é responsável pela qualidade e proteção dos dados dos seus clientes e não autoriza o uso para finalidade não pactuada entre as partes. Nada de guardar para o futuro. Aqui, o “guardar para o futuro” é atraso na certa.
O saneamento de dados que a LGPD leva as empresas a promoverem é uma grande vantagem, no final das contas. Mesmo que os custos de armazenamento sejam bem menores nos dias de hoje, guardar dados desatualizados pode custar caro. Sem falar que, com os novos padrões de proteção da identidade das pessoas, é muito mais negócio para as empresas ter dados precisos do que serem levadas a erros e descumprimento da nova legislação.
Não custa reforçar: não tendo um motivo justificável, apague os dados que não necessita e evite dores de cabeça com a LGPD.
